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极致跟单手册

1. 外贸流程全景图

空运和海运案例流程和特点

空运案例流程图

1.业务发PI

2.客户付款

3.快递or空运or邮政小包

4.货物清关

5.客户收货

空运特点

小B时代，跨境电商，快递（3天），空运（一周），邮政小包（半个月到一个月）

体积小，样品单居多

流程简单，单证要求不高

涉及单证：PI（形式发票），CI（商业发票），PL（装箱单）

海运案例流程图

1. 业务发PI

2. 客户付款

3.订单生产

4.验货

5.订舱

6.海运及单证

8.客户收货

海运特点

大B客户，收货时间：亚洲（半个月内），欧洲和美国（一个月内）

货物数量多，体积大，10立方米（CBM）或者100公斤（KG）以上

流程多，单证有要求

涉及单证：PI（形式发票），CI（商业发票），PL（装箱单），原产地证，熏蒸证，质量认证，信用证，工厂验厂证书，验货报告

订单顺利出运的正负面影响

正面影响

客户：持续订单

供应链：互惠互利，质量交期

业务团队：标杆示范，复盘和裂变

销售额：市场定位清晰，稳定上升

负面影响

订单成本：订单细节，单证

客户开发成本：流失老客户的损失

行业口碑：1差评>100好评

2. 贸易术语

贸易术语解析及对比表

贸易术语的定义

是什么？国际贸易用来表示成交价格的构成和交货条件

作用：确定买卖双方风险,责任，费用划分等问题

常用：EXW，FOB，CNF，CIF，DDU，DDP

1.1 贸易术语-EXW 和FOB

定义：EXW（出厂价）：卖方所在（工厂或仓库）将货物交给买房处置时，即完成交货。FOB（离岸价）：free on board, 即船上交货，将货物交到指定转运港，即完成交货。

关系：

案例：价格计算，FOB价=EXW+（国内运费+报关+港杂费）/订单数量 12元=10+2000元/1000pcs

1.2贸易术语-CFR和CIF

定义：CFR：COST AND FREIGHT （成本加运费）货物运至约定目的港所需的成本和运费。CIF：COST INSURANCE AND FREIGHT（到岸价格），成本加保险费加运费。

关系

案例：价格计算，CIF=CFR+INSURANCE（海运保险） 13元=10+2000元/1000pcs+1000元/1000pcs CFR加上INSURANCE 海运保险等于FOB加上海运保险和海运费

1.3贸易术语-DDU和DDP

DDU：DELIVERY DUTY UNPAID，即“未完税交货”（指定目的地），它指卖方将备好的货物，在进口国指定的地点交付且承担除进口关税以外的所有费用和风险。

DDP：DELIVERY DUTY PAID, 即“完税后交货”（指定目的地），它指卖方将备好的货物，在进口国指定的地点交付且承担所有费用和风险。

关系

案例：价格计算，DDP=DDU+进口关税和手续费 12元=10+2000元/1000pcs

不同贸易术语对比表

贸易术语案例

FOB的注意点：（1），买方货代还是卖方指定货代？指代是否有故意提高港杂费？

如何破解？第二张订单开始按需适当调整FOB报价

FOB的注意点：(1)，买方货代还是卖方指定货代？指代是否有故意提高港杂
费？如何破解？第二张订单开始按需适当调整FOB报价

如何破解？（1），找有实力的货代，（2），购买保险，（3），首单DDU或CIF替代。

CIF的注意点：（1），货柜车翻车，（2），海运途中风险

如何破解？（1），货值高，推荐客人做CIF，不建议CFR，（2），台风季节或途径高风险海域，卖方自费购买海运保险

3. 支付

小额支付方式介绍及对比

小额收款

Paypal（贝宝）

背景：欧美比较常用

收款流程：1 注册账号-2 客户付款-3 确认到账-4 发货-5 客户收货-6 提现

Western Union （西联）

背景：东南亚，中东比较常用

收款流程：1 提供收款信息（姓,名，国际，城市）-2 客户付款水单（MTCN监控号，姓,名，金额, 国家）-3 提现-4 发货

Trade Assurance

背景：淘宝支付宝的一个国际版本，阿里国际站常用

收款流程：1 起草信报订单-2 买家确认订单并付款-3 卖家发货-买家确认收货

Amazon pay

背景：亚马逊推出的一个支付方式

收款流程：网店下单-付款-发货-第三方卡提现（Payoneer, WorldFirst, Pingpong)

4大主流小B支付的对比

大额收款

T/T电汇

定义：电汇T/T（telegraphic transfer),对公美金账号

账号内容：公司名ACCOUNT NAME,账号ACCOUNT NUMBER,银行支行名字BENEFICIARY BANK NAME, 银行国际代码SWIFT CODE

水单

OA赊账

赊账OA：Open Account 指货到付款，对卖方的资金流和买方的信誉是极大考验。

中信保Sinosure:中国唯一承办出口信用保险业务的政策性保险公司。

中信保操作流程：1 客户OA付款申请-2 客户资信调查-3 系统投保（1-3%保费）-4 发货（买家拒付）-5 中信保赔付90%。

L/C信用证

定义：Letter of Credit 买方通过银行开给卖方的单证，保证承担支付货款责任的书面凭证。

分类：不可撤销信用证（Irrevocable L/C) 可撤销信用证（revocable L/C) 即期信用证（Sight L/C）远期信用证（Usance L/C)

操作流程：买方开L/C草稿--卖方对L/C草稿件题出修改--卖方出正本L/C--发货--单证提交给买方银行审核--快递单证给买方--买方交单付款

TT和赊账风险案例

T/T电汇-风险案例

见水单发货是不对的，应该是已到账为准

水单信息错误，容易被退款，要核对清楚

到账时间过长，导致交期延误，做PI时说清楚以到账时间为准

银行费用过高

风险案例：美国客户，前两单出货前付清，第三单30%定金+40%尾款+30%（OA 10天）。要去上中信保对客户做一个资信调查

信用证解析及风险案例

案例1：信用证上的注意点。检查收款账号公司名称是否正确，银行账号和地址，货币金额信用证有效期，日期表达方式不一样要确认，交货期要充足，产品描述英文单词要正确，运输方式确认好，任何有疑点的都要客人做出解释。各自承担各自国家所在的银行手续费。

案例2：不符点和手续费。（1）所需单据：空运提单，发票，装箱单，受益人确认函，证书等，（2），不符点和手续费，找银行或者单证做审核。

风险与规避：（1）首次合作信用证？第一单做T/T，第二单30%T/T后面做信用证，然后第三单做全款信用证，（2）条款不清楚？可以让银行审核各种坑，或者通过第三方服务公司去审核，（3），单证怕不符？参考下客人之前合作过信用证的供应商的合作方式，客人会提供帮助，（4）比其他付款方式报价高多少？至少多报5个点。

4. 生产跟进

订单要求确认的4大方面

产品性能

原材料进口还是国产？签样确认作为一个模板

需要哪些认证？有无认证要确认好，认证公司的差别，确认好认证的种类，

可选功能？确认好可选功能

产品包装

产品颜色，表面处理

配件

说明书语言，彩盒LOGO，标签和其他配件

外箱材质，唛头，贴纸

交货期

（1）交货期表达：ON BOARD DATE（装船时间）和 CARGO READY DATE （货好时间）相差一个星期

（2）交货期博弈：熟悉工艺和产能计算

单证

船务单证：CL（商业发票），PL（装箱单）

产品质量认证：CE，FCC,ROHS,REACH

订单跟进外在工具和内在要求

订单进度表

（1）交期倒推与分解

（2）责任区分

（3）定期更新

跟单员素质

（1）细心--物料清单（分门别类）

（2）上心--闹钟（定期更新）

（3）同心--数据（需要工具表格辅助）

5. 验货验厂

验厂须知-国际验厂证书分类

中高端ISO9001 ISO14001（确认是国内还是国外认证）

顶级零售商和品牌商 BSCI SA8000 SEDEX（更注重工厂人文关怀劳动责任社会责任）

验货分类

（1）生产开始整个环节的验货，包括六个流程：incoming inspection--in process inspection--outgoing quality control--reliability test for finish goods--customer complaint--documents issue.

（2）生产结束售后服务退换货政策

验货员：（1）供应商自检，（2）客户验货员，（3）第三方验货公司

验货标准及报告解读

AQL抽样标准：不良轻重定义，重验费

两种验厂准备（客户自检和第三方实验室）

客户自检

（1）供应商背景资料表-案例（包括工厂基本信息，付款方式有多种选项，退换货政策提供备品零件等，供应商知名合作品牌，热销产品写客户热销产品，）

（2）QC文件（来料检验制成检验 SOP生产作业标准相关的资质文件）

（3）现场5S

第三方实验室

关注重点（1）员工身心健康（2）生产安全

案例：顶级零售商关注重点工厂提供改善计划如果出现Major 扣分项较多的话要关注对员工的处罚少用扣钱方式不能超时加班

跟单员应对（客户和工厂）

（1）对客户：匹配要求，什么时候验货，谁提供验货报告，验厂标准是什么

（2）对工厂：提高要求（靠近大厂的标准才能得到顶级大客户订单）

（3）对自己：快速反应（及时跟进完整的整改报告）

6. 单证

单证流程及各主流单证（发票、装箱单、提单、购销合同、装货清单）

（1）单证流程

给客户（提货）：必选：装箱单，发票，提单，可选：原产地证，产品性能安全和环保认证

给财务（提现和退税）：购销合同

给货代（运输）：装箱单，发票，订舱单SO，报关单

（2）主流单证

发票：（1）商业发票：COMMERCIAL INVOICE，是进口国确定征收进口关税的依据，也是买卖双方索赔，理赔的依据；（2）包含信息：卖方开立的载有货物名称，数量，价格等内容的清单；（3）操作注意事项：货物价值，名称，海关编码HS CODE 可能会影响到客人交税的多少，所以要跟客人确认。

装箱单：（1）装箱单 PACKING LIST 是买方收货时核对货物的品种，颜色，尺寸，规格和海关验收的主要依据；（2）注意事项：公式取代手动输入。

提单：（1）定义：BILL OF LADING：运输部门承运货物时签发给发货人的一种凭证；（2）分类：海运单SEA WAY BILL 和空运单 AIR WAY BILL，区别在于物权凭证，海运有物权凭证，空运没有；（3）电放（TELEX RELEASE):是指船公司或其代理人签发的注有“surrendered"或”Telex Release“字样的提单。

购销合同（PURCHASE CONTRACT): （1）定义：提供给卖方银行用于提取对公美金账号货款，（2）注意点：客户签名，中英文合同，大陆和香港对公账户要求。

装货单：SHIPPING ORDER：（1）定义：通知托运人货物已备妥航次船，及装柜日期，让其备货装船，（2）注意点：时间轴：cargo ready date--booking form--S1 cut off--Delivery cut off--ETD--ETA 错过时间点需要改单费，改船期费，还柜费，空跑费。

其他单证：（1）原产地正面certificate of Origin：是以正面货物原产地或制造地，是进口国海关计征税率的依据，（2）产品性能安全：CE,FCC,UL等，（3），环保认证：ROHS,WEEE,REACH等

（3）审单注意事项

7. 物流

国际快递

（1）5大主流：DHL，UPS,FEDEX,TNT,ARAMEX

（2）地区优势：DHL：欧洲，UPS：每周，FEDEX：美洲和欧洲，TNT：欧洲，ARAMEX:中东，东南亚，非洲

（3）时效最快：3天左右派送门到门

（4）快递费计算：实际重量和体积重量：长（cm）*宽（cm）*高（cm）/6000=重量（KG），例：30*20*10/6000=1KG体积重量，实际重量0.5KG，按照哪个重量大来收费

（5）付款主题分类：客户账号，供应商账号，货代。跟单员做顾问式服务案例：10KG产品订单PI如何做，要给客人选择最便宜的运费来报

（6）隐形费用注意：燃油附加费，危险品费，全包费，包税包清关，包税不包清关。

邮政小包

（1）定义，邮政小包China Air Post:是中国邮政开展的一项国际，国内邮政小包业务服务

（2）特点：限重2KG，限体积长6宽+高小于等于90cm，便宜（首重50G续重1G），时效长（半个月左右），易丢包。

（3）费用计算：1.5KG，到德国走DHL和走邮政小包价格和时效对比？邮政小包：90元，15天，DHL：180元，3天

空运

（1）定义：空运是机场到机场的运输服务

（2）与快递区别：快递是门到门的服务，45KG，单据（报关委托协议书，核销单，箱单，发票，合同）

（3）注意点：客户需具备清关能力，

海运

（1）海运流程：国内仓库集货--集装箱装柜--文件单据处理--报关出口--海上运输--国外进口清关--仓库拆箱--派送到门

（2）货柜体积计算：20GP（28立方），40GP（58立方），40HQ（68立方），45HQ（78立方）

（3）装箱数量计算：工具软件（装柜专家LOAD EXPERT，在线网站）

（4）注意点：托盘PALLET：塑料与木质，尺寸1210，轧带或围膜，整箱（FULL CONTAINER LOAD, FCL），拼箱（LESS THAN CONTAINER LOAD, LCL）：杂费平摊原则，拼箱交期亏舱费案例：假如三家供应商拼柜，其中一家没有及时送货导致改仓，费用应该由这家供应商承担，这些需要提早把费用风险在订单开始前跟客人跟供应商说清楚

8. 客诉与解决方案

货做好暂时不出货

发货前客诉

（1）货做好暂时不出货：解决方案，售后跑车法CAR--CORRECTIVE ACTION REQUEST 给客人提供一套完整的解决方案：原因分析：销售缓慢，解决方案：物流空运转海运，新单让利，仓储费，转卖退部分款，预付措施：PI备注（货好之后最多免费存放2个月时间，仓储费多少，超过半年需要打折处理掉），完成时间：阶段截点。

发货后客诉（售后原则：约法三章，诚信互助）

分批发货尾款怎么付

分批发货尾款怎么付，如果一批货要先发一半，那尾款应该折中：先让客户付清一半的货款，然后再付另一半货款的30%。预付措施：PI备注”partial shipment allowed"写明货款付款方式。

遇到客户交期拖延怎么办

交期拖延：工厂原因交期拖延，可以解决当下问题，比如走空运，新单折扣，赔偿方案，假如订单里备注：以后延期一天，赔偿1%货款

问题产品被出货以后怎么办

出货后发现产品问题：提供解决方案，分担责任和费用（客人，我们，验货公司），预防措施，最终确认样要三方都保留一份，在产品规格书做确认，签字确认。

货到港不提货怎么办

货到港不提货，案例：30%定金，余款见提单复印件，结果货到港了不付余款不提货。LC-中信保，不符点，过期，提单--自己还是对方货代，正本提货？

客户要求退换货怎么办

产品开始销售客户要求退换货：让客户把不良品寄回来，确定不良问题和数量再赔，RMA政策（出货前提供1-3%免费备品）不良品退货运费客户承担，补发运费我们承担。

保修期内售后解决办法